Как создать гугл таблицы (Google Excel) с общим доступом, добавлять фильтры, новые листы, графики, гиперссылки и делать копии: пошаговая инструкция

Как создать гугл таблицу с общим доступом

Всем привет! Сегодня я расскажу вам о том, как создать гугл таблицу с общим доступом. Чтобы информация была максимально полезной и понятной, представлю ее в виде пошаговой инструкции и сопровожу скриншотами. Ну и как вишенка на торте покажу, как использовать некоторые полезные функции: создавать новые копии таблицы, добавлять фильтры, новые листы, графики, диаграммы и гиперссылки.

Как создать новую гугл таблицу

Для того чтобы начать работать с таблицами от Google (Sheets или же просто Google Excel) вам понадобится gmail почта. Если она у вас есть – отлично. Если нет – придется регистрироваться. Когда с этим будет покончено, можно переходить к работе с документами.

Итак, авторизовавшись в почте, нажмите на следующую кнопку:

Как создать гугл таблицу онлайн

Затем, нажмите кнопку «Еще» и перейдите в документы:

Как создать гугл таблицу онлайн

Откройте меню:

Как создать гугл таблицу онлайн

И выберите «Таблицы»:

Как создать гугл таблицу онлайн

Отлично, теперь вы находитесь в разделе гугл документы: таблицы. Интерфейс у сервиса простой, присутствует множество готовых шаблонов, которыми можно в любой момент воспользоваться. Все, что вам для этого нужно – нажать на любой из них. Ну, или просто создайте «Пустой файл»:

как создать таблицу в гугл документах

А теперь давайте вместе попробуем создать новую табличку и открыть к ней общий доступ. Для этого нажмите «Пустой файл».

Как видите, интерфейс схож с аналогичным софтом, но уже от Microsoft. Поэтому, если вы часто работаете в excel, вам не придется долго во всем разбираться.

Чтобы открыть доступ к файлу, в открывшимся документе введите название (красная стрелочка) и щелкните «Настройки доступа» (оранжевая стрелочка):

Как создать гугл таблицу онлайн

Перед вами должно появиться окошко настроек общего доступа:

Как выглядит меню для передачи доступа к гугл эксель

А теперь идем по одному из двух вариантов:

  1. Создаем ссылку-приглашение,
  2. Отправляем приглашение конкретному человеку по электронной почте.

Ну а чтобы не осталось вопросов, сейчас я разберу оба варианта. Ну а начну, пожалуй, с первого.

Итак, если вам нужно пригласить большое количество пользователей, рассылка приглашений через ввод почты будет слишком затратной по времени. На такой случай существует полезная функция – открыть доступ для людей, прошедших по ссылке-приглашению. Для этого нажмите кнопку «Скопируйте ссылку» во втором (нижнем) блоке, после чего появится искомое приглашение, а также настройки доступа:

Открываем доступ к файлу exel

Выбрав Доступные пользователям, у которых есть ссылка вам останется только назначить права, скопировать приглашение и отправить его вашим работникам:

Настраиваем права для приглашенных по ссылке участников в Google exel

А теперь я расскажу, что делать, если приглашение нужно отправить одному конкретному человеку. Ну, или двоим, не суть важно.

Итак, чтобы отправить приглос ограниченному числу работников вам нужно ввести в первом блоке его email, после чего появится специальное поле, в которое вводится сообщение, а также настраиваются права доступа:

Даем доступ к гугл файлу exel через email

Закончив с этим, нажимаете Отправить и эти люди через некоторое время получат сообщение с доступом к документу. Достаточно просто, верно?

На этом, в общем-то всё. Разве что из важного я еще должен упомянуть про настройки приватности. Чтобы их открыть нажмите на шестеренку в верхнем блоке справа вверху. Откроется меню, в котором можно выставить настройки доступа, которые будут нужны:

Настройки доступа в google exel

Вам может быть интересно Что такое промокоды для оплаты заказов в интернете и как с их помощью экономить на покупках?.

Закрываем доступ к файлу

Чтобы закрыть доступ к файлу вам нужно:

  1. Если вы отправляли ссылки-приглашения,

Снова открываете Настройки доступа и во втором блоке ставите Доступ ограничен. Нажимаете готово и все, дело сделано.

Закрываем доступ к файлу exel

  1. Если отправляли приглашение по email.

В этом случае все намного проще. Открыв Настройки доступа, напротив имени и почты сотрудника жмете по полю с уровнем его прав и выбираете Удалить.

Как изменить права доступа или удалить приглашение в гугл эксель

Готово!

Основные функции

Если вы решили работать с гугл таблицами и тем более делать их общими, советую изучить все доступные функции, чтобы в будущем не терять время. Ниже я расскажу про основные, о которых чаще всего спрашивают меня или задают вопросы в интернете.

  • Как создать копию гугл таблицы.

Для этого в меню нажмите Файл:

Откройте таблицу и нажмите Файл

И выберите Создать копию:

Нажмите создать копию

Останется ввести название, выбрать, копировать ли настройки и комментарии и нажать Ок:

Введите название для копии таблицы, поставьте галочки, если они нужны и щелкайте Ок

Готово!

  • Как создать фильтр.

В меню нажимаем Данные:

Выберите требуемый пункт меню гугл таблицы

И щелкаем Создать Фильтр:

Нажмите создать фильтр

Чтобы отфильтровать данные нажмите на треугольничек и выберите параметры фильтрации:

Выставите фильтрацию

Ну а чтобы убрать фильтр, снова нажмите Данные и выберите Отключить:

Нажмите отключить фильтр

  • Как создать лист.

Чтобы создать новый лист достаточно нажать в самом низу документа, слева, на маленький плюсик:

Как создать новый лист в гугл таблице

  • Создаем гиперссылку.

Для этого в меню нажимаем на Вставка:

Выберите требуемый пункт меню гугл таблицы

Выбираем Ссылка:

Нажмите ссылка, чтобы создать гиперссылку

Вводим url-адрес и анкор:

Введите урл-адрес и анкор ссылки

Готово. Ну а на случай, если вдруг понадобится внести изменения, достаточно щелкнуть по ссылке и появится небольшое окошко, в котором будут три кнопки: сделать копию, внести изменения и кнопка удаления:

Внесите изменения или удалите гиперссылку

  • Как создать график или диаграмму.

Тут тоже все просто. Как и в случае с гиперссылкой, щелкаем Вставка:

Выберите требуемый пункт меню гугл таблицы

И выбираем Диаграмма:

Выберите диаграмму

Появятся настройки, в которых выставляем данные и выбираем тип диаграммы (или меняем ее на подходящий график):

Настройте диаграмму

Готово. Если же вам понадобится внести изменения в данные, щелкните по трем точкам справа сверху и нажмите Настройки, Удалить или любой другой подходящий пункт:

Нажимаете на троеточие и выбираете, что хотите сделать с диаграммой

Вам может быть интересно Массфолловинг и масслайкинг в Инстаграм: как накрутить живых подписчиков и увеличить продажи?.

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл таблицу (Google Excel) с общим доступов. Благодаря схожести интерфейса с Microsoft Excel это очень полезный и простой в освоении сервис. Кстати, недавно я уже писал про другой похожий сервис от гугла, но уже представляющий собой аналог Microsoft Word. Вот ссылка на статью Как создать гугл документ с общим доступом.

Чуть позже я напишу еще одну статью об этом сервисе, но уже расскажу о том, как правильно интегрировать гугл документы на страницы сайта. По правде сказать, это достаточно просто сделать, но я никак не сяду и не изучу этот вопрос досконально. Особенно меня интересует, как правильно задать необходимые размеры и подогнать документ по габаритам страницы.

Ну ладно, поговорим об этом в следующий раз. Если вам вдруг стало интересно, как интегрировать этот сервис на свой сайт, подписывайтесь на обновления моего блога. До встречи в следующих статьях!

Оцените статью
ermail.ru
Добавить комментарий