Обзор приложения Trello: что это такое и как поможет добиться успехов везде

Привет, дорогие читатели блога ermail.ru! С вами на связи копирайтер и фанат планирования – Анна Кузнецова. Я записывала все из головы: планы, идеи, задачи в ежедневник. Когда на один день стало уходить несколько разворотов, это перестало работать. Да и бумажку можно легко потерять, а блокнот – закрыть и забыть. А если вы еще работаете удаленно, есть семья, дети, дома ремонт и 2 собаки, то пора что-то менять. Нужно, чтобы записи были перед глазами, упорядочены, да еще и с напоминаниями. С этой задачей справится Trello.

Сейчас с ним у меня начинается каждый день. В работе, личной жизни, семье наметился прогресс благодаря этому приложению. Вы все еще ничего не успеваете, забываете о важном, и, вообще, у вас полный хаос? Читайте статью и вы узнаете все про Trello: что это за приложение, где его найти, что с ним делать, и примеры планирования в нем.

Почему стоит попробовать Trello

Trello – онлайн-органайзер на русском для управления делами и проектами. Построен он по японской системе Канбан, которую придумали в Toyota.

Нет единоверного способа использовать программу. Каждый создает списки, добавляет расширения и настраивает под себя.

Кому пригодится приложение? Всем. Домохозяйка сможет спланировать уборку, готовку, семейный бюджет так, что останется достаточно времени и денег. Владелец маленькой фирмы проконтролирует работу персонала и расширит бизнес. Молодая семья распланирует ремонт от идеи до покупки обоев в квартиру.

Эта японская система напоминает старые добрые записки на холодильнике. Только вместо холодильника будет доска (board), вместо стикеров – списки (list), а содержание – это карточки.

Долго изучала отзывы за чашкой кофе и поеданием сладостей перед сном. И не нашла пестрящих негативом. Хороший планировщик.

Хотите напомнить мужу про документы на визу? Не надо вешать список на холодильник в надежде, что он обратит на него внимание. Просите его скачать приложение, расширение. Создаете карточку “Документы на визу”, в описании пишете перечень, добавляете мужа в участники. Ему придет оповещение.

Компания Fog Creek Software подарила нам Trello в 2011 году. Мне он понравился за:

• постоянный бесплатный доступ с небольшими ограничениями,
• простоту использования без лишних кнопок,
• возможность объединять с полезными онлайн-инструментами вроде Google Диска, Evernote.

Как начать пользоваться

Зайдите на официальную страничку онлайн-сервиса.

Если вам хочется иметь Trello всегда под рукой, а не в браузере, то можете скачать приложение для смартфона или компьютера в Play Маркете или App Store.

Потом нажмите “Зарегистрироваться” на сайте. В программе то же самое.

Регистрация вас не утомит. Всего лишь надо указать имя, электронную почту. Потом кликаете “Создать новый аккаунт” и попадаете в мир планирования и порядка.

Без инструктажа вас не подпустят к планировщику. Жмите на точки слева, а потом на кнопку “Теперь вы знаете все, что нужно, и можете работать самостоятельно.” и начинайте строить планы на эту жизнь.

Не забудьте открыть электронное письмо от Trello и перейти из него по ссылке для подтверждения регистрации.

Как войти

С регистрацией понятно, где вход? Давайте разбираться. Снова открываем trello.com. В правом верхнем углу кликаем “Войти”.

Вводим адрес электронной почты и придуманный для регистрации пароль. Нажимаем на кнопку “Войти”. Если у вас есть аккаунт в Google, вы можете просто авторизоваться через него. Для этого кликните “Войти с помощью Google” ниже.

Мы попали в личный кабинет и теперь займемся планированием.

Инструкция по применению

Ну есть у меня этот Trello А как им пользоваться, чтобы повысить свою продуктивность?

Trello основан на японской системе управления производства от Toyota. Он помогает выполнить все дела в срок и ничего не забыть.

В реальной жизни организация дел по канбан-методу выглядит так.

В виртуальной вот так (все дела в Trello держатся на 3 китах: доске, списках и карточках).

Доска (Board). Рабочий экран, на который мы вешаем списки с делами (карточками). Настраивайте разный тип доступа: только для себя, рабочей команде или всем. Доску можно добавить в “Избранные”.

Список (List). Его можно переместить, скопировать, отправить в архив.

Карточка (Card). Можете просто описать задачу (например, прибить полочку на кухне) или сделать ее техническим заданием с чек-листами, ссылками и файлами. Распечатайте ее, давайте ссылку на нее или удалите навсегда за ненадобностью. Чтобы оповестить пользователя об изменениях в карточке, нужно лишь написать его ник со знаком @.

Кто, когда и как работал над задачей, вы увидите в каждой карточке.

Для того чтобы улучшить планирование, в карточке нужно указывать:

• срок выполнения,
• чек-лист,
• метки, чтобы упростить поиск,
• вложения: картинки, документы, видео.

Посмотрите видео о том, как пользоваться Trello.

Как создать доску

Небольшая инструкция о том, как создается доска.

Заходим в свой профиль, открываем Trello. На рабочем экране в разделе “Персональные доски” кликаем на “Создать новую доску”.

Придумываем название. Настраиваем доступ. Приватный – дела и проекты, которые хотите скрыть от чужих глаз. Публичный – списки, которые видны любому человеку, поиску, но редактируются только участниками.

Еще можно украсить доску красивым фоном. Правда, бесплатно дают на выбор 6 фото и 9 одноцветных. Возможность вставлять свои картинки доступна тем, кто заплатил.

Я покажу вам на примере домашних дел. С учебой, работой у каждого по-разному, а вот посуду моют все.

Чтобы получить доску, нажмите на кнопку “Создать доску”.

Что можно делать с доской

Хотите использовать доску максимально? Нажмите на меню справа.

Разберемся по каждому пункту.

О доске. Описание для себя и участников. Когда речь заходит о домашних делах, напишем: “Расписание уборки, список покупок, бытовых мелочей”. Так вы не запутаетесь в том, что надо записывать, и дадите понять другим: семье, друзьям, сотрудникам, когда понадобится их помощь.

Чтобы добавить описание, кликните на пункт и пишите. Закончили? Не забудьте сохранить.

Сменить фон. Кликните, чтобы обновить заставку доски. Открывается доступ к 100 изображениям с фотостока Unsplash. Чего-то, связанного с бытом, не нашла, но и натюрморт подойдет.

Поиск карточек. Ищите по названию, цвету меток или по типу задачи: “Просроченные”, “Нет даты выполнения” и др.

Хотите узнать, сколько карточек в каждом списке? Тогда введите в поиске “$” для активации счетчика.

Чтобы быстро вызвать меню поиска, просто нажимайте F.

Улучшения. Подключите дополнительные сервисы к Trello.

Настройки. Можно добавлять/удалять участников доски, отключить обложку у карточек и разрешить комментировать списки.

Метки. Присвойте любой цвет: от желтого до синего задачам, чтобы не запутаться. Например, готовку пометим зеленым, а список покупок – оранжевым. В режиме для дальтоников у каждого оттенка появляется фигурный рисунок. Горячая клавиша для быстрого вызова меню меток – L.

Архив. Место, куда улетают ненужные или выполненные дела. Их можно удалить насовсем или оставить на память.

Копировать доску. Дубликат, чтобы не настраивать и не писать заново.

Экспорт и печать. Сохранить его можно только в формате JavaScript – JSON. Работать с ним человеку, далекому от программирования, сложно. А вот распечатать легко.

Закрыть доску. Проект закончился? Тогда можно убрать его из поля зрения.

Ссылка на доску. Делитесь ей, если хотите поделиться секретами планирования, показать занятость и т. д.

Как добавить список

Откройте доску, нажмите на “+ Добавить список”.

Укажите название и кликните на кнопку “Добавить список”.

Мне удобнее раскладывать домашние дела по дням недели. Но вы можете создать списки для каждого члена семьи, комнаты и т. д.

Вот что у меня получилось. А на какие списки вам удобнее делить задачи? Расскажите в комментариях.

Как добавить карточку

В списке нажимаете “+ Добавить карточку”.

Пишем, что за дело нужно выполнить, и нажимаем “Добавить карточку”.

Если хотите добавить участников, закрепить определенное место за карточкой или пометить, нажмите на многоточие рядом с названием списка.

Если хотите что-то поменять, наведите курсор на карточку и кликните на карандаш.

Как удалить доску

Теперь я покажу, как удалять. Для этого выбираем бесполезную для нас доску и кликаем дважды правой кнопкой мышки.

У меня это будет “Домашние дела”. Нет, я не забила на хозяйство. Просто мне хватает одной доски для планирования. Несколько досок выматывают меня и делают рассеянной.

В правой стороне есть меню. Выбираем пункт “Еще”.

Нажимаем на “Закрыть доску”.

Появится предупреждение о том, что произойдет с доской. Мы упорно жмем “Закрыть”.

У вас есть два выхода: нажать “Открыть” и вернуть ее или убрать ее навсегда, нажав “Безвозвратное удаление доски…”.

Примеры использования Trello для разных сфер

Пугает отсутствие ограничений. Можно писать списки в неограниченном количестве, как угодно называть и расставлять их. Как мне выжать из доски планирование по максимуму? Ниже я расскажу о самых популярных методах использования, поделюсь идеями. Если примеры вам не помогли, напишите о своем случае в комментариях, и я подкину пару идей.

Чтобы Trello действительно изменил вашу жизнь, нужно победить прокрастинацию. Иначе любой планировщик так и останется красивой табличкой с мечтами.

Идейник и сборник информации

Когда читаю книги на телефоне, делаю скриншоты с полезностями. Коплю ссылки, цитаты, советы знакомых. Откладываю все на потом, и оно благополучно забывается. А потом понадобится это, думаешь, что где-то видел, перерываешь жесткий диск – бесполезно. Знакомо?

Еще я добавляю туда скриншоты страниц электронных книг. Не все. Только самые полезные отрывки.

Тогда создайте отдельную доску для хранения информации. Чтобы избежать неразберихи, разделяйте ссылки и заметки на категории. Например, рецепты и кухонные лайфхаки отправляйте в список “Кулинария”. Занимаетесь копирайтингом, читаете соответствующие книжки и собираете цитаты? Тоже отправляйте в отдельный список.

Облачное хранилище

Не хватает места на жестком диске? Хочется сохранить семейные фото, договора, черновики? Можно выгружать файлы в Trello. Бесплатно разрешают добавлять файлы не более 10 Мбайт. За расширенную версию с 250 мегабайтами надо платить 3,75 – 5 $.

Подключите Google Диск, если не хотите тратиться и выгружать крупные файлы.

Планировщик

За день мне столько надо переделать как молодой маме, копирайтеру. Мелкие дела вылетают из головы, а недоделанные стопорят продуктивность.

Чтобы разгрузить мозг, я брала бумажку и записывала список дел. Но она оставалась на своем месте и благополучно забывалась.

Я создала доску сегодня и в ней 3 списка: “Срочно”, “Подождет” и “Сделано”. Вечером сажусь и набрасываю план. Выполненное дело перетаскиваю в крайний список. И так до конца.

Ведение дел удаленщика

Как работать с Trello, если вы фрилансер? Покажу, как делаю я. Горящие задачи я кидаю в “Срочно”, то, что надо сделать, – в “Подождет”, остальное раскидываю по дням недели. Завершенные задачи я убираю. У меня нет списка “Сделано”. Но если вы даете доступ своим клиентам или начальству, то его сделать необходимо.

Визуализация желаемого

Отличный пример личного планирования – карта желаний. Она подогреет мотивацию и сделает мечты целями. Делим все на 3 категории: “В планах”, “Работаю над этим”, “Добился”. Пишете заголовок мечте и добавляете вдохновляющую картинку.

Вот как это выглядит на практике.

Как спланировать учебу

Можно распределять все по дням недели, но это скучно. Особенно если изучаете интернет-профессию, работаете онлайн, да и, вообще, новые знания – ваша страсть.

Я советую создать списки под каждую область знаний. Например, просто любопытные факты отправлять в лист “Что это”. Если углубленно изучаете копирайтинг, то разделите его на продающий, информационный, стилистический. Сделайте список “Работа над ошибками”, туда вносите недочеты: смысловые, грамматические. В описании укажите, как собираетесь их устранять, можно подробно, вплоть до названий учебников и ссылок на статьи.

Вот как выглядит мой учебный дневник.

Дополнения, которые стоит попробовать

Как подключить:

1. В пункте “Улучшения” введите в поиск название или остановитесь на том, что понравилось.
2. Нажмите на кнопку “Добавить” в окошке понравившегося расширения.

Состаривание карточек (Card Aging). Карточка бледнеет каждую неделю и через 28 дней исчезает. В пиратском режиме она стареет и трескается, как постаревшая бумага. Чем это помогает? Если вы написали и забыли забрать вещь из ремонта, призрачная карточка привлечет внимание и напомнит вам. Нет времени очистить список от завершенных дел? Состаривание убирает задачи 4-недельной давности.

В бесплатной версии можно подключить только одно расширение. Если нужно больше, то придется оплачивать бизнес-аккаунт.

Дополнительные поля (Custom fields). Делают из карточек Trello универсал. Вы можете добавить любые поля. Рукодельницы смогут записывать стоимость вещи на продажу и длительность ее изготовления для планирования.

Календарь (Calendar). Соскучились по ежедневнику, где дела вписываются в окошки чисел? Это расширение раскидает все дела по числам, неделям, месяцам.

Повторение карточек (Card Repeater). Если какие-то дела повторяются, то с помощью этого расширения вы автоматизируете процесс. Указываете, что подобная карточка должна появиться в определенный срок.

Полезные фишки

У Trello есть маленькие секретики, которые облегчат и сделают интересней планирование. Сейчас я поделюсь ими.

Присвоить номер карточке

Все задачи в голове пронумерованы по важности? Например, первым нужно отправить e-mail клиенту, потом написать статью, опубликовать материал. Чтобы долго не прокручивать, допишите к заголовку “^” с номером позиции.

Уже существующие карточки так пронумеровать не получится. Создайте новые.

Напишите T, если хотите видеть карточку в самом верху, или B, если внизу.

Подключение уведомлений об изменениях

Хотите получать информацию об изменениях в карточке молниеносно? Тогда подпишитесь на нее. Кликните на карточку и справа вы увидите кнопку “Подписаться”.

Объединение карточек

Одна задача плавно вытекает из другой. Например, к статье нужны иллюстрации или список ключевых слов. Выберите карточку, которую хотите добавить в основную.

Нажмите “Поделиться”.

Скопируйте ссылку.

Кликните на основную карточку. Нажмите “Вложение”.

Вставьте ссылку.

Дополнительная карточка вместе с превью видна в описании.

Горячие клавиши

Эти клавиши ускорят и упростят работу:

• F – активация меню поиска,
• C – убрать карточку,
• D – установить срок выполнения,
• S – подписаться или отписаться от карточки,
• M – добавить или удалить участника,
• Q – посмотреть карточки, за которые ответственны вы,
• W – открыть или закрыть меню доски.

Чем можно заменить: альтернативы

Не устроил Trello? Хотите попробовать другие приложения для планирования? У Trello развелось много аналогов. Один даже отечественный.

Kanbanchi. Саратовский ответ Trello, который немного проигрывает. Нет приложения, пользоваться можно только с компьютера. Все на английском. Нет чата с пользователями. Зато взаимодействует с Google Apps for Work в 10 раз лучше. Такая фишка пригодится фирмам с приличным документооборотом.

Планиро. Система планирования с канбан-досками. Задачи можно делить по срочности, давности. Функция подготовки отчетов по проектам поможет отследить эффективность работы, скорость и ошибки. Сервис позволяет оценить, насколько хорошо справляются сотрудники со своими обязанностями. Сервис платный – 240 руб./месяц. Можно пользоваться 2 недели бесплатно.

ПланФикс. Та же японская система управления только гибче – объединяются календарь и список в одном окне. На email приходят напоминания о задачах. Скрыть изменения от других участников невозможно. Сотрудник просто не спрячет ошибки или не растянет дедлайн. Автоматизируйте работу одним кликом, разделив задачи и назначив ответственных. Есть 4 уровня доступа к задачам. Фрилансеру легко показать работу над проектом заказчику.

MeisterTask. Взаимодействует с меньшим количеством сервисов в отличие от Trello. Но зато здесь есть уже готовые разделы для распределения задач: “На очереди”, “В работе”, “Завершено”. Есть мобильное приложение и русский язык. Если хотите пользоваться бесплатно, то подключить больше 2 дополнений не сможете и статистику посмотреть тоже.

@ Kaiten. Можете ограничить количество задач в работе для участников, посмотреть эффективность выполнения на диаграмме. Сервис платный, бесплатное пользование – 2 недели.

Taskify. Подойдет тем, кто не хочет долго осваивать планировщик. Здесь нет наворотов. Задачи разбрасываются на “Сделать”, “В работе”, “Сделано”. Регистрироваться не нужно. Карточками можно делиться с помощью ссылок и через Facebook, Twitter.

Заключение

Trello – творческий блокнот. С ним можно делать все что угодно: хранить полезную информацию, визуализировать мечты, планировать работу и семейный бюджет. Функций бесплатной версии хватит.

А что вы хотите планировать в Trello? Работу, учебу, ремонт или сохранять заметки? Давайте обменяемся идеями в комментариях.

Подписывайтесь. Наш блог прокачает вашу жизнь в сфере заработка, путешествий и учебы.

До скорой встречи!