Что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен: обзор самых популярных техник, книг и приложений

Добрый день, уважаемые читатели!

Как у вас дела со временем? Все успеваете или живете в постоянном цейтноте? Сегодня я расскажу вам, что такое тайм-менеджмент и как он работает. Рассмотрим основные принципы, методы и техники, которые вы сможете применить сразу же после прочтения статьи. Будем вместе приводить ваши дела в порядок.

Определение

Термин “тайм-менеджмент” происходит от двух английских слов time и manage, что означает буквально “управление временем”. Изначально этим определением называли организацию рабочего процесса на предприятиях. Затем уже понятие перекочевало в повседневный обиход вместе с основными принципами и подходами. Сегодня без него не обходится ни один тренинг по личной эффективности.

Тайм-менеджмент – это набор специальных методов, техник, приемов, которые помогают увеличить продуктивность с помощью правильной организации времени. Внедрив их в свою жизнь, человек становится более эффективным и начинает больше успевать. Его техники универсальны и подходят как для мужчин, так и для женщин.

В основе тайм-менеджмента лежат знания о психологии человека. Богатый опыт исследований позволил выявить объективные закономерности в психике людей, которые определяют их продуктивность.

Например, ученые выяснили, что максимальное время сосредоточения на одной задаче без перерыва – 90 минут. Затем мозг начинает непроизвольно переключаться. Это знание легло в основу нескольких законов и принципов тайм-менеджмента.

Сегодня кафедры тайм-менеджмента есть в нескольких российских вузах. Появилась даже новая профессия – тайм-менеджер. Это специалист, который помогает людям максимально эффективно организовывать деятельность, учитывая их психологические особенности. Клиентами тайм-менеджеров чаще всего становятся руководители крупных фирм, желающие оптимизировать рабочий процесс и повысить продуктивность труда.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Ритм жизни в современном мире с каждым годом ускоряется. Только те, кто способен идти в ногу со временем, не отставая ни на шаг, смогут добиться успеха и реализоваться в жизни.

Сегодня сложно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что все успевает. Дом, учеба, работа, спорт, семья – все это требует нашего внимания, сил и времени. “Ах, как жаль, что в сутках всего 24 часа!” – вздыхают люди и продолжают бешеную гонку за счастьем. Мы никак не можем увеличить количество часов, отведенных нам, но мы можем выжать максимум из того, что есть.

Представьте, что за день вам нужно выполнить пять важных дел: написать отчет по работе, сводить ребенка в поликлинику, вымыть все окна в квартире, пройти онлайн-урок английского и позаниматься в тренажерном зале.

При обычных условиях вы бы с трудом уложились в отведенные временные рамки и наверняка освободились бы где-то ближе к полуночи. Владея же техниками тайм-менеджмента, вы потратите на все эти дела в 1,5–2 раза меньше времени.

В тайм-менеджменте нет ничего сложного, от вас не потребуется каких-то сверхъестественных знаний и навыков. Для людей, работающих над собой и занимающихся саморазвитием, эта система – настоящая находка. Немного времени на изучение и внедрение техник, чуточку самодисциплины – и вы хозяин своего времени!

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой – витающие вокруг него мифы и стереотипы. Я постараюсь развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления одни только плюсы.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время – объективная величина, поэтому человек действительно не может на него влиять. Но, говоря об управлении временем, имеют в виду нечто совсем другое. Правильнее было бы сказать “управлять собой”.

Тайм-менеджмент не превратит вас в заклинателя времени, он всего лишь научит успевать делать больше, чем вы привыкли. Его техники в большинстве своем просты и доступны каждому. Поэтому не стоит пугаться громких и неправдоподобных формулировок, за ними скрывается весьма безобидное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы тайм-менеджмента направлены не на увеличение объема работы, а на повышение результативности деятельности. Достигается это путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, так называемых “пожирателей времени”.

Вам не придется изматывать себя работой и отказываться от личного времени. Скорее наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать на свое усмотрение.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Давайте представим двух людей – назовем их Вася и Петя. Вася живет в постоянном хаосе, ничего не успевает и все время куда-то торопится. Из-за этого большую часть дел он делает неосознанно, как бы “на автомате”. Ему некогда отвлекаться на всякие мелочи вроде созерцания заката или задушевной беседы с сыном, зато больше часа в день он, сам того не подозревая, тратит на соцсети и игры в телефоне.

Совсем другое дело Петя. Он привык планировать свои дела и строго придерживаться плана. Ему хватает самодисциплины не отвлекаться во время работы на что-то ненужное и бесполезное. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время на семью, потому что это один из главных приоритетов его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью.

Главные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент держится на трех китах: целеполагании, расстановке приоритетов и планировании. Давайте рассмотрим, как каждая составляющая помогает управлять нашим временем.

Целеполагание

Правильно поставленные цели могут сэкономить вам кучу времени уже в самом начале пути. Разберитесь с ними, иначе вы будете постоянно топтаться на месте.

У вас должны быть глобальные цели, к которым хотите прийти, и промежуточные задачи по их достижению.

Например, вы решили начать заниматься английским и за год с уровня Elementary добраться до Intermediate. Эту цель вам нужно будет разбить на более мелкие задачи, с которыми вам будет проще и комфортнее взаимодействовать. А именно: выучить 10 английских времен, набрать 2 500 слов словарного запаса, научиться грамотно изъясняться и понимать чужую речь.

Для постановки таких вот задач в тайм-менеджменте используется принцип SMART.

Исходя из этого принципа, нужно каждую задачу проверять на соответствие пяти критериям:

1. Конкретность (Specific). В ней не должно быть общих расплывчатых формулировок вроде “много”, “лучше”, “больше”. Все, что может быть выражено в числовом эквиваленте, должно быть выражено в нем. Например, “выучить 500 новых слов” вместо “увеличить словарный запас”.
2. Измеримость (Measurable). У вас должны быть четкие критерии, по которым вы поймете, что выполнили задачу. На помощь вам опять же придут числа и другие объективные показатели.
3. Достижимость (Attainable). Задача должна быть реалистичной. Пример нереалистичной задачи – похудеть на 30 кг за неделю.
4. Адекватность поставленной цели (Relevant). Нужно убедиться в том, что задача действительно приближает достижение глобальной цели. Например, задача “пройти курсы повышения квалификации” соответствует цели “начать зарабатывать на 30 % больше”, а задача “начать заниматься в спортзале” – нет или очень косвенно.
5. Ограниченность по времени (Time-bound). Вы должны определить четкие временные рамки на выполнение каждой задачи. Иначе они могут навсегда остаться нереализованными.

Расстановка приоритетов

Теперь, когда мы определились с конкретными целями, нужно научиться ранжировать их по значимости. Целей может быть очень много: одни более важные, другие – менее, а третьи – совсем незначительны. Если выполнять их хаотично, на что-то важное может попросту не хватить времени.

Самый простой метод для расстановки приоритетов на каждый день называется способом АБВГД (ABC). Суть его в том, что вы составляете ежедневный список задач в порядке убывания их значимости – от самой главной до самой второстепенной. И выполнять стараетесь в том же порядке. Так вы точно не упустите ничего важного.

Первая задача в списке, как правило, бывает и самой трудоемкой. Каким бы ни был сильным соблазн отложить ее на потом, делать этого нельзя. У вас может попросту не хватить на нее сил после выполнения всех остальных задач.

Если эта задача останется невыполненной, общий итог дня будет неудовлетворительным, даже когда сделано все остальное. Зато если вы выполните ее в первую очередь, вы тут же почувствуете свободу и прилив сил для выполнения более мелких дел.

Это правило сформулировал Брайан Трейси – автор бестселлеров по психологии успеха. Оно носит название “Съесть лягушку на завтрак”. “Лягушка” в этом случае – самое трудоемкое и сложное дело на текущий день.

Способ АБВГД подходит не для всех случаев. Представьте, что у вас дома прорвало трубу и вам нужно срочно заняться устранением этой проблемы. Хоть это дело не такое уж и важное, с точки зрения ваших глобальных целей, но отложить его на потом не получится.

Тут вам на помощь может прийти матрица Эйзенхауэра, названная в честь президента США. С помощью нее задачи ранжируются не только по значимости, но и по срочности. В итоге получается 4 категории текущих задач:

1. Важные и срочные: дела, которые требуют выполнения в первую очередь. К ним относятся горящие проекты на работе, экзамены, плановое и экстренное лечение.
2. Неважные и срочные: категория дел, которые никак не приближают к вашей цели, но выполнены должны быть в срок. Наш пример с трубой как раз отсюда. Такие дела лучше всего по возможности делегировать.
3. Важные и несрочные: дела, направленные на улучшение вашего будущего. Сюда можно отнести обучение чему-то новому, саморазвитие, планирование.
4. Неважные и несрочные: праздное общение с друзьями, серфинг в интернете, компьютерные игры. Совсем вычеркивать эту категорию из жизни не стоит, просто не вспоминайте о ней, пока не сделаны все дела из первых трех категорий.

Планирование

С целями и приоритетами разобрались. Теперь нам не составит труда научиться эффективно планировать. Для продуктивной жизни вам будут нужны как долгосрочные планы, так и планы на каждый день. Сначала разберемся с долгосрочными.

“Лягушек” мы с вами сегодня уже ели, пришло время и для “слонов”. “Слоном” в тайм-менеджменте называют большую задачу, которую невозможно выполнить с наскока. Из них и формируются долгосрочные планы.

Например, сделать ремонт к Новому году, похудеть к лету, накопить на новую машину.

Что же с ними делать? Очевидно, что “есть слона” нужно не целиком, а разделив на части. Каждый день по маленькому кусочку – и вскоре от него не останется и мокрого места.

Рассмотрим на уже знакомом нам примере. Помните, мы разделили нашу цель “достичь уровня Intermediate в английском за год” на несколько задач, одна из которых “увеличить словарный запас до 2 500 слов”? Давайте разделим ее на маленькие кусочки, чтобы она не казалась нам такой страшной.

Наш текущий уровень – Elementary, а это где-то 1 000 слов словарного запаса. Значит, выучить нам предстоит около 1 500 слов (2 500 минус 1 000). Заниматься мы планируем каждый день. Количество слов делим на количество дней в году – получается примерно по 4 слова в день нам нужно учить, чтобы справиться с задачей. Теперь можно смело вписывать этот пункт в наше повседневное расписание.

С краткосрочными планами дела обстоят намного проще. Помните, мы рассматривали матрицу Эйзенхауэра? Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей” советует составлять ее перед началом каждой недели. По его мнению, 7 дней – идеальный отрезок времени для краткосрочного планирования. Распределяйте все дела по дням недели в следующем порядке:

• важные и срочные,
• неважные и срочные,
• важные и несрочные,
• неважные и несрочные (если на них останется время).

Выбирая время для каждого дела, применяйте уже известный нам метод “поедания лягушек”.

Методы и техники

С некоторыми методами тайм-менеджмента мы уже успели ознакомиться. Давайте рассмотрим еще несколько.

Метод 10 минут

Если есть задача, которую вы совсем не хотите выполнять, скажите себе: “Я позанимаюсь ей всего 10 минут, а потом переключусь на что-то более приятное”. Как правило, этого времени хватает, чтобы втянуться и уже не останавливаться.

Принцип Парето

Согласно этому принципу 20 % наших дел приносят нам 80 % результата, а остальные 80 % дел – всего 20 % результата. Наша задача – разобраться, какие именно дела самые продуктивные, и сфокусироваться на них.

Закон Паркинсона

Задача заполняет все время, отведенное на нее. Говоря простыми словами, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку аккурат к концу второй недели. Даже если весь материал можно выучить за один вечер. Из этого закона вытекает важное правило – обязательно устанавливайте дедлайны!

Метод “Канбан”

“Канбан” переводится с японского как “карточка”. Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите доску для стикеров и разделите ее на три столбца: Нужно сделать, Делаю и Сделано. Затем напишите все свои задачи на стикерах и разместите по столбцам. В процессе выполнения задач перемещайте карточки из одного столбца в другой. Вместо доски с карточками, можно использовать какой-нибудь сервис по организации дел типа Trello.

Больше инструментов из арсенала тайм-менеджмента вы найдете в нашей статье “Техники управления временем”.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Если вы хотите заняться тайм-менеджментом всерьез, без чтения специальной литературы не обойтись. Предлагаю вам мини-подборку самых популярных книг по управлению временем:

1. “Мастер времени” Брайан Трейси. Эта книга – настоящая библия тайм-менеджмента от всемирно известного гуру по личной эффективности. Если вы никогда не читали на эту тему, начинайте с нее. В книге живым и доступным языком изложены основы тайм-менеджмента и даны простые советы по повышению продуктивности деятельности.
2. “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен. Автор книги – создатель классической концепции тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done), принесшей ему невероятную популярность по всему миру. Суть ее заключается в том, чтобы освободить мозг от необходимости запоминать все дела и обязанности, перенеся их на внешние носители. Книга “Как привести дела в порядок” поможет вам внедрить эту концепцию в свою жизнь и научит эффективно действовать в условиях многозадачности.
3. “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать” Глеб Архангельский. Эта книга уже успела стать классикой. За 6 лет она была переиздана более 15 раз, что говорит о ее небывалой популярности у российских читателей. Она подойдет тем, кто уже знаком с азами тайм-менеджмента и хотел бы отточить свои навыки. В книге собрано огромное количество методов и техник управления временем, среди которых каждый сможет найти что-то для себя.

Ознакомьтесь с полной подборкой книг по тайм-менеджменту.

Приложения для тайм-менеджмента

Если 30 лет назад единственным помощником в тайм-менеджменте был ежедневник, то сегодня в нашем распоряжении огромное количество электронных приложений, облегчающих управление временем. Рассмотрим самые удачные из них.

Trello

Сервис, реализующий японский принцип “Канбан” – доску с карточками задач. Подходит как для личного применения, так и для управления проектами в командах. К карточкам можно прикреплять метки, чек-листы, устанавливать дедлайны, менять обложку.

Основные преимущества: наглядность, интуитивный интерфейс, доступность для всех видов устройств, возможность добавлять участников и вести совместные проекты.

Todoist

Приложение для управления списками задач с очень богатым функционалом. С помощью него можно составлять планы на каждый день, сортировать задачи по проектам и подпроектам, ранжировать их по важности, добавлять голосовые напоминания и многое другое. Придется немного покопаться в руководстве пользователя, но это того стоит! Доступно для Android и iOS.

Sectograph

Самое оригинальное приложение среди ему подобных. В нем задачи располагаются на циферблате часов в соответствии со временем, когда они должны быть выполнены. Можно настроить уведомления о начале и окончании временного отрезка, отведенного под конкретную задачу, а также добавить часы как виджет на главный экран. Sectograph идеально подойдет для последователей системы GTD. Доступно пока только для Android.

Еще больше сервисов ищите в нашей подборке приложений для тайм-менеджмента.

Заключение

Давайте подведем итоги. Мы с вами выяснили, что тайм-менеджмент – крайне полезная и эффективная вещь, и рассмотрели его основные принципы и постулаты. Лично я регулярно применяю его подходы, методики и техники в повседневной жизни. Мои любимые – принцип SMART и правило 10 минут.

Начните и вы потихоньку внедрять их в свою жизнь. Читайте книги, устанавливайте приложения, проходите курсы и тренинги по тайм-менеджменту. Уже через месяц вы заметите первые результаты и не захотите останавливаться. Делитесь своими впечатлениями в комментариях, задавайте вопросы – с удовольствием отвечу всем!