25+ самых эффективных техник тайм-менеджмента

Приветствую вас, уважаемые читатели!

Сегодня я подготовила для вас нечто особенное – самую полную подборку лучших техник и методов управления временем. Рассмотрим популярные техники тайм-менеджмента, которые уже стали классическими. А также менее известные, но не менее эффективные современные методы.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси. Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас. Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

• 1 важное дело – написать квартальный отчет,
• 3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги,
• 5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь. С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

• важные и срочные,
• важные и несрочные,
• неважные и срочные,
• неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания. Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте. Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Целеполагание и планирование

Если с освоением предыдущих техник у вас не возникло проблем, предлагаю двигаться дальше. Сейчас мы будем учиться правильно ставить цели и строить планы.

Списки дел

Самый простой и незатейливый способ распланировать время – составить список задач. Я бы отнесла его к категории “тайм-менеджмент для чайников”. Берите лист бумаги, записывайте все дела на день/неделю/месяц и держите его всегда под рукой.

Списки нужны, чтобы не хранить кучу информации в голове и всегда знать, чем заняться в конкретный момент времени. Ведь состояние “нечего делать” возникает чаще всего не тогда, когда дел действительно нет, а когда ты благополучно о них забыл.

Ведение ежедневника

Такая простая вещь, как ежедневник, может значительно увеличить личную продуктивность. Вы не встретите ни одного успешного делового человека без этого бумажного атрибута.

Автор книги “7 навыков высокоэффективных людей” Стивен Кови советует вносить в него все дела на неделю вперед, а по ходу этих 7 дней – лишь немного корректировать планы. Так вы не упустите ничего важного и будете иметь представление об объемах работы на каждый день заранее.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина – это не просто техника тайм-менеджмента, это система построения глобальных жизненных целей и ориентиров. В ней все ежедневные задачи и дела подчинены базовым ценностям человека. Вы всегда будете знать, зачем что-то делаете и как это конкретное действие приближает вас к целям.

Пирамида состоит из 6 уровней:

1. Жизненные ценности. Это основа основ, костяк вашей личности. Они отражают то, что для вас имеет первостепенную значимость, то, что наполняет жизнь смыслом. Для кого-то такими ценностями могут быть альтруизм, духовное развитие, самовыражение, а для кого-то – власть, влияние, материальное благополучие. Главное – быть честным с самим собой при декларации ценностей и не пытаться казаться лучше, чем вы есть на самом деле.
2. Глобальная цель. Грубо говоря, это материальный эквивалент, в котором ваши ценности находят свое выражение. Например, если ваша главная ценность – самореализация, то целью может быть карьера всемирно известного певца или художника.
3. Генеральный план. Что вам нужно сделать, чтобы прийти к своей цели, какие этапы пройти. Если взять уже упомянутого нами певца, то его путь будет включать в себя получение музыкального образования, сочинение и запись песен, раскрутку внутри своего региона и затем уже выход на мировой уровень.
4. Долгосрочный план. Программа на ближайшие 5 лет по выполнению пунктов из генерального плана.
5. Краткосрочный план. Конкретные действия на ближайшие несколько месяцев.
6. План на день. День – самая мелкая единица времени в пирамиде Франклина. Однако даже она подчинена жизненным ценностям и глобальным целям. Такая система позволяет поддерживать высокий уровень мотивации на протяжении всего пути.

SMART

SMART – известный метод постановки задач. Согласно ему каждая конкретная задача должна соответствовать пяти критериям:

1. Конкретность. Никаких расплывчатых формулировок вроде “стать лучше”, “добиться успеха” и т. п. Только цифры или другой максимально объективный ориентир – “похудеть на 10 кг”, “получить диплом архитектора”, “увеличить объем продаж в 2 раза”.
2. Измеримость. У вас должна быть возможность оценить результат и соотнести его с желаемым.
3. Достижимость. Задача должна быть реалистичной. Привычка завышать планку может сломать вам всю мотивационную систему и вогнать во фрустрацию. Лучше пусть ожидания будут слегка занижены, чем преувеличены вдвое.
4. Адекватность поставленной цели. Каждая задача должна приближать вас к вашим глобальным целям. Поэтому метод SMART желательно комбинировать с уже упомянутой пирамидой Франклина.
5. Ограниченность по времени. Нужно обязательно установить срок, к которому задача должна быть выполнена. Иначе она навсегда может остаться нереализованной.

С помощью метода SMART можно щелкать как орешки небольшие задачи. Попробуйте, и вскоре сами в этом убедитесь.

Хронометраж

Автор методики – российский гуру тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Он обратил внимание, что люди легко ведут учет времени, потраченного на важные дела, и при этом упускают из вида бесполезные занятия. Получается довольно внушительный пласт времени, потраченный непонятно на что.

Как работает техника “Хронометраж”: в течение двух недель вы записываете все, что делаете в течение дня, вплоть до 5 минут. Зафиксировать нужно в том числе перекуры, кофе-брейки, зависание в соцсетях, телефонные разговоры. Через полмесяца подвергните список анализу и посчитайте, сколько драгоценных часов в день вы тратите на ерунду.

Осознав это, вы сможете сократить время, потраченное непродуктивно, и посвятить его важным делам.

Диаграмма Ганта

С помощью этого метода можно управлять несколькими задачами одновременно, равномерно распределяя нагрузку и не боясь при этом сорвать сроки. Основное его преимущество – наглядность. Визуалы оценят по достоинству.

Диаграмма состоит из двух осей: на вертикальной располагается список задач, а на горизонтальной – даты. Вы отмечаете сроки, в которые должна быть выполнена та или иная задача. На диаграмме они будут отображаться в виде разноцветных прямоугольников. Теперь вы видите, когда и что нужно сделать, и не запутаетесь в условиях жесткой многозадачности.

Закон Паркинсона

Этот закон гласит: “Работа заполняет все время, отведенное на нее”. То есть если вам поручили проект, который реально сделать за неделю, но выделили на него 30 дней, вы закончите его аккурат к концу месяца. Поэтому так важно устанавливать дедлайны.

Это касается и рабочих задач, и личных. Если на работе временные рамки у вас довольно гибкие, сделайте их жестче самостоятельно. Так вы сможете успевать гораздо больше и избавитесь от привычки откладывать все на последний момент.

Интеллект-карты

Интеллект-карты помогут сделать ваши планы наглядными. Одно дело – когда смотришь на бездушный список, который сначала нужно прочесть и вникнуть. И совсем другое – когда перед вами единая картина, где каждой задаче отведено конкретное место.

Для создания интеллект-карт можно использовать как обычный лист бумаги, так и специальные электронные программы. В центр помещается глобальная цель, которую вы хотите достичь, и от нее идут ответвления к более мелким задачам. Которые, в свою очередь, тоже могут разделяться на подзадачи. Такая структура очень напоминает генеалогическое древо.

Организация работы

Большая часть техник тайм-менеджмента посвящены процессу организации рабочего времени. На этом этапе очень важно учитывать индивидуальные особенности и быть готовым к тому, что не все техники вам подойдут. Поэтому изучайте, пробуйте и адаптируйте их под себя. Если проявить упорство и творческий подход, можно добиться впечатляющих результатов.

Метод “Помидора”

Это моя любимая техника тайм-менеджмента, я пользуюсь ей постоянно. Она названа в честь кухонного таймера, выполненного в виде помидора. Именно такой таймер когда-то помог итальянцу Франческо Чирилло сдать экзамены в колледже, а затем сделал его знаменитым тренером и автором книг по личной эффективности.

Суть метода в чередовании периодов сосредоточенной работы с короткими перерывами. Поставьте таймер на 25 минут и постарайтесь максимально погрузиться в работу, ни на что не отвлекаясь. Сделать это будет несложно, ведь 25 минут – совсем небольшой промежуток времени. Когда отведенное время подойдет к концу, отдохните 5 минут и повторите цикл сначала. После четырех таких циклов сделайте длинный перерыв на полчаса.

Этот метод – просто находка для людей с рассеянным вниманием. Он позволяет разделить весь долгий процесс работы (марафон) на короткие отрезки (спринты). А еще он снижает уровень тревоги и стресса.

Метод “90/30”

Модификация предыдущего метода для более стойких и выносливых. Вместо классических 25 минут, предложенных Франческо Чирилло, фокусироваться на выполнении задачи нужно в течение полутора часов. А затем – полчаса отдыхать.

Попробуйте оба метода и решите, какой подходит именно вам. Кстати, вы можете сколько угодно экспериментировать с количеством минут и подогнать метод под свои индивидуальные особенности.

Временные блоки

Эта техника призвана устранить существенный недостаток всех списков дел. А именно – отсутствие представления о количестве времени, необходимого на выполнение каждой задачи. Пункты “выбросить мусор” и “написать квартальный отчет” занимают в списке по одной строчке, но при этом несоизмеримы по временным затратам.

Поэтому желательно завести хороший ежедневник, в котором можно распределять дела по часам. Он поможет вам сосредоточиться на каждой задаче и последовательно выполнять их, не отвлекаясь при этом на остальные. Например, вы точно знаете, что с 14.00 до 16.00 вам нужно заниматься уборкой и нет необходимости никуда торопиться в страхе не успеть сделать все остальные дела.

Канбан

Этот метод управления проектами позаимствован у компании Toyota и является частью знаменитой системы бережливого производства “точно в срок”. С помощью него можно визуализировать весь процесс работы, состоящий из множества задач, над которыми работают сразу несколько людей или групп людей. В личном тайм-менеджменте он также хорошо зарекомендовал себя.

“Канбан” в переводе с японского означает “карточка”. Суть метода в том, что каждая задача записывается на листок или в электронную карточку и помещается на доску. Доска может быть как настоящая, так и электронная. Ее нужно разделить на несколько блоков в зависимости от того, на какие этапы делится процесс работы. В классическом варианте предлагается делить доску на три столбца: “Нужно сделать”, “В процессе выполнения” и “Сделано”.

Затем вы помещаете все свои дела в графу “Нужно сделать” и начинаете выполнять по мере их актуальности. Те, за которые возьметесь, переносите в графу “В процессе выполнения”, законченные – в графу “Сделано”.

GTD

Систему GTD (Getting Things Done) описал в своей книге известный бизнес-тренер Дэвид Аллен. Она призвана освободить мозг от необходимости запоминать бесконечное количество задач. Я выделила основные тезисы системы:

1. Все задачи, включая самые мелкие и незначительные, нужно фиксировать в одном месте. Для этой цели можно завести бумажный или электронный блокнот, который будет всегда под рукой. Задачи должны быть сформулированы конкретно и не требовать дополнительной расшифровки. Например, задачу “сделать генеральную уборку” лучше разбить на несколько подзадач: “вымыть окна”, “разложить аккуратно вещи”, “пропылесосить” и т. п.
2. Сортируйте задачи по спискам в зависимости от их направленности, добавляйте сроки выполнения. Периодически проводите ревизию списков – удаляйте неактуальные задачи.
3. Когда вся подготовительная работа проделана, переходите к выполнению. Все мелкие задачи делайте сразу не откладывая, часть задач делегируйте. Все, что останется в списке, выполняйте поэтапно в зависимости от приоритетности. Так вы очень быстро разделаетесь с текущими задачами и сможете поставить все дела на поток.

ZTD

ZTD (Zen to Done) – облегченная версия предыдущей системы, придуманная блогером Лео Батутой. Для эффективной работы над задачами вам нужно выработать 10 полезных привычек:

1. Собирайте все дела и задачи в одном месте.
2. Сразу же систематизируйте их, чтобы не тратить на это время потом.
3. Мелкие задачи распределите по дням, более крупные – по неделям.
4. В определенный момент времени работайте над конкретной задачей, не отвлекаясь на остальные.
5. Разбивайте большие списки дел на более мелкие.
6. Сортируйте дела в соответствии с их направленностью.
7. Регулярно проводите ревизию всех задач и удаляйте лишние.
8. Пишите кратко и понятно, чтобы не тратить время на расшифровку записей.
9. Составьте режим дня и придерживайтесь его.
10. Делайте то, что вам приносит больше всего удовольствия, а скучные и рутинные дела по возможности делегируйте.

Поедание лягушек на завтрак

Метод “Поедание лягушек на завтрак” предложил в своей книге всемирно известный гуру в области личной эффективности Брайан Трейси. “Лягушки” – самые неприятные и энергозатратные дела. Начинать работу лучше всего с них, хоть и велик соблазн отложить их на потом.

Расправившись с “лягушками” в первую очередь, вы почувствуете облегчение и заряд мотивации на выполнение других задач. Если же отложите их, будете испытывать стресс и постоянно мыслями возвращаться к ним.

Бифштекс из слона

“Слоном” в тайм-менеджменте называют объемные задачи, к которым просто так не подступиться. Представьте, что вам поручили приготовить на ужин блюдо из этого гигантского и неповоротливого животного. Попытки запечь или сварить его целиком не увенчаются успехом. Очевидно, что готовить его нужно по частям, разделив на несколько кусков.

Точно так же и с делами. Разбейте крупные задачи на более мелкие и поэтапно выполняйте их. Так постепенно справитесь с целым “слоном”, а может, даже и с “динозавром” или “синим китом”!

Последовательная смена задач

Этот принцип гласит: “Никогда не беритесь за несколько дел одновременно”. Сначала окончите одно дело и только потом переключайтесь на другое. Дело в том, что на переключение с одной задачи на другую наш мозг тратит в среднем 15 минут и энное количество энергии. Лучше это время потратить с пользой и не подвергать нервную систему лишним нагрузкам.

Правило 2 минут

Если у вас есть дело, на выполнение которого понадобится около 2 минут, сразу же сделайте его, не внося в список. Иначе на организационные моменты, связанные с ним, вы потратите больше времени, чем на выполнение. К таким делам относятся, например, телефонные звонки.

Zero Inbox

Изначально этот метод был придуман экспертом по повышению продуктивности Мэрилином Манном для работы с электронной почтой. Суть его в том, чтобы держать папку “Входящие” (Inbox) пустой. Все письма, попадающие в нее, должны быть обработаны и перемещены в другое место.

Как показала практика, метод отлично применим и для ведения дел. Папкой “Входящие” в этом случае служит изначальный список задач. Вы анализируете его и решаете, что сделать с каждым делом: отложить, удалить, делегировать или выполнить. Пока не разберетесь со всем списком, не закрывайте его. Этот метод отлично сочетается с системой GTD.

Fresh or Fried

Принцип придуман блогером Стефани Ли. Согласно ему ваш мозг после пробуждения с утра “свеж” (fresh) и продуктивен. Затем он постепенно теряет хватку и “поджаривается” (fried). Самые важные, ответственные и энергозатратные дела нужно планировать на начало дня. Те, что проще и приятней, – оставить на потом.

Стефани советует составлять список дел на следующий день с вечера и обязательно в хронологическом порядке. Так вы не запутаетесь и успеете сделать все важные дела, пока мозг не успел “поджариться”.

Метод 4D

Этот метод позволяет быстро и эффективно справляться с большими списками задач, которые обычно вгоняют в ступор любого неподготовленного человека. Каждая задача из списка должна быть подвергнута одному действию на букву D:

• delete (удалить),
• delegate (делегировать),
• delay (отложить),
• do (сделать).

После всех манипуляций в первоначальном списке не должно остаться дел совсем. Этот метод перекликается с системой GTD и отлично ее дополняет.

Метод Тима Ферриса

Американский писатель и оратор догадался объединить принцип Парето и закон Паркинсона (их мы рассмотрели чуть раньше). В результате этого синтеза родился новый тезис: “Чтобы успевать больше, не нужно больше работать, нужно лучше фокусироваться”.

Если 20 % рабочего времени вы будете трудиться на пределе возможностей, то сможете получить те самые 80 % результата. Остальное время можно оставить рутинным задачам. Так вы сможете избежать выгорания и выкроить больше времени на отдых.

Заключение

Мы рассмотрели более 25 техник, методов и принципов тайм-менеджмента. Теперь пришло время применить их на практике. Предлагаю начать уже сейчас. Выберите одну технику, которую готовы внедрить в свою жизнь с завтрашнего дня, и укажите ее в комментариях. Посмотрим, какие методы пользуются наибольшей популярностью у читателей. Лично я выбираю матрицу Эйзенхауэра и торжественно обещаю впредь пользоваться ей регулярно.