Для успешного ведения бизнеса необходимо эффективно управлять проектами, ставить задачи, руководить исполнение, следить за временем. В этом и помогают системы управления проектами, трекеры команд и таск-менеджеры.
На рынке множество сервисов, которые предлагают инструменты для управления проектами. Но найти среди них решение методом проб и ошибок — длительный процесс. Мы предлагаем рассмотреть 12 популярных программ, отличающихся по функциям, целям и стоимости.
Так, эти инструменты имеют ряд общих особенностей:
- Легкий и привлекательный интерфейс,
- Оптимальная скорость работы,
- У систем примерно общий принцип работы: создается проект, который пользователь разбивает на категории. В категориях выделяют задания, которые контролируются по времени и делегируются конкретному исполнителю,
- Безопасный документооборот: информация хранится в Интернете, на облачном хостинге, а не на сервере компании,
- Общение – каждая система предусматривает обмен сообщениями, комментарии к проекту и задачам.
Bitrix 24
Система создает единое пространство для общения сотрудников и работы с проектами. Внутри сервиса есть чат, диск для файлов и календарь. Создаются группы для отдельных команд. Готовить отчеты, планировать и назначать встречи с коллегами тоже можно в Битрикс.
Какие еще возможности у системы управления проектами Bitrix?
- Для каждого сотрудника создается профиль с описанием компетенций и задач. История заслуг и достижений хранится в сервисе,
- Измерение уровня стресса. Новинка Битрикс, доступная в мобильном приложении. Помогает вовремя понимать, если сотрудник перегружен и нуждается в отдыхе,
- Работа с документами без скачивания. Онлайн-редактирование работает с файлами MS Office, Google Docs, Office365 и LibreOffice,
- Создание схемы бизнес-процессов. В Битрикс уже заложены рабочие шаблоны, остается только редактировать под каждый проект,
- Структура компании. Показывает загруженность и рабочие мощности команды. Также помогает настраивать права доступа к файлам и задачам.
Битрикс 24 бесплатный для команд до 12 человек. Есть платные пакеты с минимальной стоимостью 990 рублей.
Trello
Создан Джоэлем Спольски (Fog Greek Software) и хранит на сайте задачи, сгруппированные по доскам (Board). На каждой доске задачи формируются в списки. Они помечаются цветами, переименовываются, перемещаются путём перетаскивания.
К списку присоединяются файлы-вложения (но до 10 мб), добавляются вложения (чек-лист — по мере выполнения сверху отображается и изменяется полоса прогресса), гиперссылки. Можно создавать несколько чек-листов в рамках одного проекта. Это дает разделять зоны ответственности между участниками, группировать задачи и идеи.
Можно совместно работать со списками с другими пользователями. В специальном окне ведется журнал активности пользователя, в котором представлены действия, выполненные на страницах сервиса. По сайту доступен поиск.
За задачу можно проголосовать: так решается, какая цель на проекте более приоритетная. С помощью Trello можно сразу же составить представление об актуальных для человека задачах. А еще оценить, кто из команды над чем работает и на каком этапе выполнение поставленных задач.
Базовая версия Trello для создания 10 командных досок бесплатная. Расширенная программа стоит от 10 долларов в месяц для одного члена команды.
Asana
Сервис системы управления проектами основан соавтором и архитектором Facebook — Дастином Московицем и Джастином Розенштейном. Есть интеграция с календарями, мобильными платформами Android и IOS, почтой.
У Asana удобная минималистическая веб-версия, простое мобильное приложение. Задачи сортируются по проектам, отмечая каждый отдельным цветом. К задаче прикрепляется файл или ссылку на Google Drive. Есть опция назначения срока сдачи и исполнителя.
Asana — отличный вариант для команд до 20 человек. Подходит для малого бизнеса, компании с не более, чем 10 проектами одновременно. Мы рекомендуем Asana новичкам, которые вводят систему трекинга в фирму, но не знают, с чего начать.
Интерфейс прост и понятен в использовании, базовая версия бесплатная. Подписка с расширенными функциями портфолио и таймлайна стоит 11 долларов.
Jira
Одна из самых популярных систем для agile-команд. Jira помогает создавать задачи, планировать спринты и расставлять приоритетность. Специально для разработчиков есть функция установки задач и дат для выпуска новых версий продукта. Также создаются отчеты, Jira интегрируется с системами разработки. Доступны мобильные приложения для Android и IOS.
Радует и стоимость программы — бесплатный доступ для команд от 10 человек, от 7 до 14 долларов в месяц для команд до 100 пользователей. Если компания больше, действуют специальные предложения и скидки.
Activecollab
Платформа, в основе которой лежит распределение задач по проектам. Внутри каждого проекта — 7 вкладок:
- Задачи. Разделены на те, что нужно сделать, уже в процессе, на проверке или сделаны. Назначаются исполнители, устанавливается срок сдачи и отмечается приоритетность.
- Обсуждения. Место, где обсуждаются отдельные задачи или проект.
- Файлы. Документы, изображения и архивы загружаются с компьютера, прикрепляются из Google Drive или Dropbox.
- Заметки. Добавляйте расширенное описания задач, оставляйте инструкции и напоминания коллегам.
- Время. Создает таймлайн из перечисленных в проекте задач. Наглядно показывает ход работы и загруженность команд.
- Расходы. Необходимые затраты на проект, оплату дополнительных программ и подрядчиков можно вносить в разные проекты.
- Активность. Показывает новые задачи по датам, помогает отслеживать, когда коллеги выполнили задание.
Дополнительно доступен контроль платежа работникам (зарплаты), ограждение некоторых членов команды от ненужного просмотра. Еще есть календарь и суммирование расходов по всем проектам, создание отчетов.
Базовая версия Activecollab бесплатная. Использование всех функций стоит от 7 долларов в месяц.
Onlyoffice
Onlyoffice (в прошлом Teamlab) — офисный пакет, включающий в себя системы управления проектами, онлайн-редакторы документов, почту, CRM и другие продукты. Набор таких приложений подойдет для комплексного решения работы команды над проектами.
Нас интересует именно система управления, она подойдет для работы над небольшими и средними проектами. Включает в себя следующие функции:
- Иерархия проекта с назначением ответственных, таймлайна и подзадачами.
- Диаграмма Ганта для анализа хода проекта и установки взаимосвязи между задачами.
- Разграничение прав доступа и управление временем.
Onlyoffice можно попробовать в течение 30 дней бесплатно. А вот дальше цены не радуют – от 1020 евро за пакет. Но, стоит отметить: минимальный тариф включает в себя все продукты платформы на 50 сотрудников с бессрочной лицензией.
Acunote
Программа от Pluron, Inc все интерфейсы упрощены применением ajax. Система ориентирована, в первую очередь, на программистов, веб-мастеров и веб-дизайнеров. Время течет в «идеальных», а не реальных часах. Задачи формируются в Бэклоге (Backlog), а затем группируются в cпринты. На проект назначается отдельный список исполнителей.
Acunote использует эту информацию и отображает оставшуюся работу в виде графика — можно оценить рамки завершения проекта. Есть несколько вариантов графика, если каждый разработчик хочет следить за успехами команды. Также эта информация отображается в «Результатах спринта» (Sprint results). А в разделе «Прогресс» (Progess) показывается объем работы по статусам.
Существует RSS-лента событий. В Acunote задачам присваиваются теги, с их помощью происходит фильтрация. Возможна работа с помощью горячих клавиш.
Бесплатно использовать Acunote можно в течение 30 дней. Далее придется оформить подписку от 49 долларов в месяц.
GOPLAN
Система WeBreakStuff оснащен модулями для коллективного редактирования записок, ведения календарей (экспорт в iCal), управления задачами. Отслеживайте текущие дела, управляйте файлами и общайтесь во встроенном чате (поддержка SSL). Отличительная особенность интерфейса — отключение ненужных функций.
Протестировать Goplan можно бесплатно в течение 30 дней. Далее месячная подписка стоит от 10 долларов для 10 человек.
Zoho Projects
Сервис системы управления проектами включает в себя модуль отчетности и диаграмм. В бесплатной версии отсутствует Bug tracking, Time tracking. Для общения предусмотрены внутренняя Wiki, форумы, онлайн чат. Существует проектный календарь, встречи.
Пользователя сопровождают подсказки по сайту. В профиле устанавливается локализация, часовой пояс и цветовая схема. Настраивается отправка списка контрольных точек, ожидающих задач. Создаются шаблоны для задач типовых проектов.
Пользователи делятся на 2 категории: компании и клиента. Но только первые могут добавить нового пользователя — указав email и выбрав роль: менеджер, администратор, сотрудник, подрядчик.
Стандартная подписка для 10 пользователей стоит 10 долларов в месяц. А самый дорогой план включает неограниченное число проектов и 25 сотрудников за 150 долларов в месяц.
Wrike
Социальная система управления проектами работает с пакетом сервисов Google. То есть, создаются задачи из GMail, контролируются проекты с Google Calendar и прикрепляются файлы из Google Docs. Авторизация также происходит через аккаунты Google.
Есть стандартные функции задач, планов, отчетов и чатов. Кроме того, доступны формы запросов, параллельное редактирование файлов, управление загрузкой команды. Особенностью Wrike является и усиленная безопасность. Помогает в этом надежная аутентификация, управление доступом на основе ролей и охрана центра обработки данных.
Wrike бесплатен в течение первых 15 дней. Далее — от 10 до 25 долларов в месяц.
Basecamp
Сервис от 37signals предлагает пользователям следующие возможности:
- книга контактов,
- загрузка файлов,
- превью изображений,
- календарь,
- усовершенствованное быстродействие,
- контроль времени,
- бухгалтерские системы,
- инструменты для разработки ПО,
- desktop-виджеты.
Можно самостоятельно дополнять Basecamp с помощью API с соблюдением принципов REST. То есть, присваивать каждому действию ID и не забывать о перелинковке. Использовать стандартные методы HTTP, например GET.
Вместо электронной предложены доски сообщений — дискуссии о проекте в одном месте (о новых сообщениях приходит уведомление на электронную почту). Устанавливается ограниченный доступ к сообщениям. Доступна подписка на новости, чтобы знать, что произошло накануне.
Basecamp совместим с Mac, Google Calendar, Outlook, ICAL. Есть доступ к Basecamp с мобильных, 14 языков интерфейса. Видно, сколько времени потрачено на отдельные задачи или проект. Отчеты экспортируются в Excel.
Demo-версия рассчитана на 30-дней. Платные аккаунты — от 99 долларов в месяц.
WorkSection
Отличается простым и привлекательным интерфейсом, с ним легко работать даже новичку. Ведь на освоение юзабилити не уйдет более 10 минут. Внутри системы двухуровневая структура «Задача-подзадача» с приоритетами, ограничение задач и комментариев.
Поддерживается SSL-протокол, FTP сервер клиента. Обеспечивается высокий уровень безопасности — ежедневный бекап сервера с ежедневной выгрузкой данных.
Есть файловое хранилище, для файла в архиве устанавливается уровень доступа и описание. Отсюда файл удаляется или переводится в режим ожидания — с проектом можно работать так же, как с обычным, но в нем отключено появление уведомлений о событиях на главной странице.
WorkSection обладает нативным русскоязычным интерфейсом, есть учет рабочего времени, который ведется для каждого проекта. Если задача не выполнена в срок, она и проект отмечается красным цветом. Интегрирован календарь. Таблица времени сохраняется на компьютере в формате .XLS.
Бесплатный тарифный план рассчитан на 2 проекта, 10 мб дискового пространства для 5 человек. Стоимость платных тарифов — от 29 до 199 долларов в месяц.