Как пользоваться Trello: пошаговая инструкция для новичков

Тема сегодняшней публикации что такое Trello и как пользоваться инструментом. Средство предназначено для удаленной работы. Отличается гибкими онлайн настройками, функционирует бесплатно на различных типах устройств: ПК, смартфонах, планшетах.

Считается, что внедрение сервиса улучшает производительность отдела организации. Он позволяет распланировать работы, вводить текущие и будущие задачи для оперативного их разрешения. В результате сотрудники фирмы смогут показать эффективность работы и завершать поставленные перед ними требования точно в срок.

Кому пригодится программа с ее преимуществами

Онлайн-трекер — полезное средство, которое подойдет для работы:

• начинающим бизнесменам в сфере малого бизнеса,
• стартаперам,
• крупным и небольшим командам,
• офисам с несколькими отделами,
• социальным проектам,
• самозанятым.

Trello подходит для использования на домашних ПК. Это актуально в тех случаях, когда сотрудники между собой связываются в одну удаленную команду.

Главными достоинствами приложения считают:

1. Простоту и удобство пользования. Такие качества достигаются, благодаря интуитивно понятному интерфейсу. Программа легко осваивается новичками.
2. Облачность. Удобная функция, позволяющая проводить обмен данными в режиме онлайн с помощью ссылок.
3. Работа в команде. Каждый сотрудник быстро реагирует на изменение данных в задачах и подходе сроков завершения задания.
4. Бюджетность. Стандартных опций вполне достаточно для ведения удаленной работы в коллективе.

Какие возможности использования становятся доступны

Само по себе внедрение программы не занимает много времени. Единственный нюанс — адаптация к функциям и опциям онлайн-сервиса. В органайзере предусмотрено несколько частей, каждая из которых отвечает за свои задачи.

Доски

Доски предназначены для постановки и реализации конкретных задач для сотрудников отдела. Они собираются в группы по одному общему признаку: копирайтеры, авторы, контент-менеджеры и другие.

На такой доске вы с легкостью можете общаться с коллегами и комментировать выполнение различных действий, задавать вопросы. В некоторых случаях, с помощью досок можно вести обсуждение на онлайн-конференциях и совещаниях.

Доски различаются по нескольким типам видимости:

• Приватные. Корректировать информацию в задачах на таких досках могут только внутренние участники проекта. Администратор открывает доступ для каждого отдельного работника. Без добавления пользователя корректировать список колонок или карточек невозможно.
• Командные. В данном случае доступ для редакции имеется у нескольких лиц (группа людей в количестве от 3-5 человек). Все лица объединяются в досках с помощью специальных внутренних параметров.
• Организационные. Своего рода командные доски. Доступ к редактированию имеется у группы сотрудников онлайн. В данном случае перед пользователями открывается расширенный функционал при условии применения платного тарифа.
• Публичные. Предназначены для любых пользователей, находящихся в одном коллективе. Для перехода к задачам, собранным в них, нужна рабочая ссылка. При установлении таких настроек доска будет индексироваться поисковиками. Изменять информацию по заданиям могут только зарегистрированные в данном проекте пользователи.

Колонки

Колонки представляют собой группы на экране, которые помогают классифицировать задачи по степени выполнения. С помощью данного инструмента планируется день, неделя, месяц. По результатам выполнения карточки можно перемещать из одной колонки в другую.

При создании колонки устанавливается дата, которая запланирована для решения конкретных задач. В Trello есть возможность отображения сложного и длинного процесса по этапам. Рассмотрим работу колонок на примере трех карточек:

• сборка СЯ (семантического ядра),
• отдано авторам,
• отдано контент-менеджеру.

По мере выполнения каждой карточки они удобно перемещаются из одной колонки в другую.

После создания колонок сразу формируются карточки с подзадачами для работников. После этого выполняется заполнение задания. В нем описывают принцип работы, при необходимости добавляются вложения, чек-листы, комментарии.

Ограничения на добавление колонок отсутствуют, поэтому их можно приумножать непосредственно в процессе работы.

Работа с карточками

В карточках прописывается конкретная задача, которая видна всем зарегистрированным сотрудникам с включенным доступом. Они быстро перемещаются, корректируются, архивируются и безвозвратно удаляются.

Если одна задача подразумевает массу мелкой работы нерационально для каждой из них создавать карточку. Упростить ТЗ поможет именно внедрение чек-листа. При работе с карточками вы можете пользоваться следующими функциями:

• добавление участников,
• задание сроков и меток,
• формирование обложек и вложений,
• установление улучшений,
• архивация, подписка,
• возможность поделиться.

Для более детального понимания задачи в карточке администратор или начальник должен четко разъяснить действие сотруднику. Для этого добавляется описание к карточке. В этой графе отсутствует ограничение по количеству написанных символов.

Для чего нужны шаблоны в Trello

Шаблоны в онлайн-сервисе для организации удаленной работы Trello предназначены для того, чтобы не заморачиваться над созданием дизайна.

Для каждой конкретной категории работы предусмотрены индивидуальные темы с готовыми настройками. Внутри параметры можно частично корректировать. По умолчанию шаблоны устанавливаются на английском языке.

При желании можно легко сменить название карточек, нажав на «Редактирование». При выборе готовой темы можно выполнять следующие действия:

• изменять фон,
• искать карточки по наименованию,
• подписываться, копировать и пересылать ссылки на доски,
• устанавливать метки,
• выбирать стикеры из наборов,
• добавлять улучшения (календари, заметки и прочие сервисы от Google Drive).

Обратите внимание! При внесении любых изменений в шаблонных досках история сохраняется.

Ее можно посмотреть, кликнув на кнопку «Меню» в верхнем правом углу, а затем переместиться к вкладке «Действия».

Как создать команду в Trello и предоставить задания впервые

Для сотрудников, которые ранее не сталкивались с автоматизированной работой в команде, часто возникают вопросы по формированию и распланировке задач между коллективом. Чтобы создать команду нужно выполнить действия по инструкции.

1. Зарегистрируйтесь в системе Trello, укажите свой действующий электронный адрес и придумайте пароль. Подтвердите активацию аккаунта. Если у вас уже создан личный кабинет, просто нажмите кнопку «Войти».
2. После перехода в личный кабинет, для вас автоматически будет создана пустая доска. Внутри нее по умолчанию создается три колонки, мы переименуем их «Написание статей», «Проверка», «Публикация».
3. Далее для каждой колонки создаем ряд дополнительных задач, чтобы максимально достичь производительности труда.
4. После выполнения каждой отдельной карточки из колонок, их перетаскивают из одной в другую, чтобы не путаться.
5. Затем перейдите во вкладку «Домашняя», как показано на скриншоте.
6. В появившемся меню выберите пункт «Создать команду» в самом низу.
7. Теперь заполните необходимые поля в форме: «Имя команды», «Тип команды», «Описание команды». Затем нажмите кнопку «Продолжить».
8. Следом пригласите участников в проект. Для этого в пустое поле пропишите адреса электронных почт всех пользователей, которые будут присоединены к коллективу.
9. Вы получаете личный кабинет, в котором можно изменить настройки команды, снова добавлять доски, обновлять проект до коммерческой версии, менять список рабочих.

Как настроить дедлайн задачи

Чтобы установить срок выполнения конкретной задачи в колонке, нужно выполнить следующее:

• кликнуть по задаче, найти справа пункт «Срок,
• в появившемся календаре изменить дату и время,
• при необходимости установить напоминание,
• нажать кнопку «Сохранить».

После этого на задаче будет показан срок сдачи ее на проверку, выделяется ярким цветом. Таким образом удается добиться отсутствия забывчивости и отсутствия пробелов в работе.

Что можно изменить в профиле

У каждого сотрудника в онлайн-сервисе Trello есть свой личный профиль. В нем также присутствует возможность вносить некоторые коррективы.

Пользователю доступны вкладки «Профиль и доступ», «Действия», «Карточки», «Настройки». С помощью внутренних возможностей профиля, удается настроить работу личного кабинета под себя:

• сменить пароль и откорректировать оповещения,
• изменить главную фотографию аккаунта,
• просмотреть выполненные действия и состав команды,
• показать действующие карточки,
• смена языка и отказ от получения маркетинговых сообщений,
• настройка двухэтапной аутентефикации,
• скачивание персональных данных профиля.

При оплате пакета Trello Gold можно открыть габаритные вложения, настроить фоны под себя.

Страница личного аккаунта в Trello всегда будет оставаться публичной. Она показывается в результатах поиска Яндекса и Google.

Дополнительные возможности и хитрости Trello

Для гибкости и комфорта работы с онлайн сервисом нужно знать дополнительные возможности помощника. О них ниже.

1. Умная система поиска в интерфейсе онлайн-разработки. Отличается запоминанием выполненных ранее запросов.
2. Слежение за всеми логами. Это можно осуществить путем нажатия на кнопку с колокольчиком в верхнем правом углу. Можно выполнить настройку оповещения так, чтобы они отправлялись либо на рабочий стол, либо на e-mail.
3. После подписки на Business Class перед всеми пользователями раскрывается дополнительный функционал с возможностью применения неограниченного количества досок, автоматизирование задач, полноценное контролирование всех процессов.
4. В настройках карточек присутствует возможность изменять метки (переключая их оттенок). Такой вариант подходит для дальтоников.
5. Всегда присутствует возможность оперативно поделиться доской с задачами. Для этого достаточно скопировать гиперссылку из настроек и перекинуть ее нужному контакту.
6. Имеется большой, регулярно совершенствуемый список расширений и улучшений. Но в бесплатной версии Trello число дополнений сильно ограничено. Найти их можно рядом с вкладкой «Стикеры» в выпадающем меню.

Используя Трелло, не забывайте о том, что приобретение платной версии совсем необязательно для малого бизнеса. А вот для более крупных корпораций расширенный оплачиваемый функционал будет рационален.

Хитрости работы с сервисом

Чтобы упростить деятельность в программе и сделать ее быстрее можно воспользоваться несколькими уловками.

• применение горячих клавиш для вызова определенных команд,
• добавление личного профиля в участники для регулярного получения оповещений,
• календарь, голосования, старение — это те опции, которые улучшат производительность,
• возможность создать собственную схему меток, они помогут фильтровать задачи,
• всегда оставайтесь на связи с мобильным приложением Trello,
• пользуйтесь облачными хранилищами, с помощью ссылок вы в любой момент можете предоставить команде нужную информацию,
• Trello со Slack помогает отслеживать изменения в самых важных проектах.

Разобравшись, как пользоваться Trello, можно смело дать определение данной разработке. Она предназначена для управления крупными и малыми проектами в сфере бизнеса и удаленной работы. Сегодня эта система внедряется в самых конкурентоспособных компаниях. Это позволяет добиться хорошей производительности и поднять уровень КПД у сотрудников (коэффициента полезного действия).